پیرو نامه مورخ 1402/03/16 منضم به “لیست اعضای واجد شرایط شرکت در مجمع عمومی انتخابات مورخ 1402/03/19 آن استان” مقتضی است کمیته های اجرایی موارد ذیل را مورد توجه قرار دهند:
1- فایل اکسل pdf شده لیست شرکت کنندگان پس از برگزاری مجمع و انتخابات (اعم از اینکه مجمع به حد نصاب رسیده یا خیر) حداکثر ظرف 24 ساعت از طریق اتوماسیون فرزین ارسال گردد.
2- لیست Excel ارسالی که حاوی اطلاعات اعضای واجد شرایط می باشد در مدخل محل برگزاری مجمع عمومی انتخابات بر اساس حروف الفبا بین چند سیستم رایانه ای که متناسب با افراد واجد شرایط تعیین و تعبیه می نمایید به اشتراک گذاشته شود تا از ازدحام اعضا جلوگیری و در تحویل تعرفه رای تسریع و تسهیل گردد.
3- درج شماره نظام مهندسی رای دهنده، امضاء و اثر انگشت ته برگ تعرفه توسط رای دهنده الزامی بوده و ته برگ هایی که فاقد موارد مذکور نباشند به عنوان تخلف محسوب می شوند.
4- پس از تحویل تعرفه رای به عضو، در ستون آخر فایل Excel مذکور با عنوان (احراز هویت و تحویل تعرفه رای) واژه ی “اقدام شد” درج گردد و پس از پایان مجمع فایل های اکسل تجمیع و در قالب pdf از طریق سیستم اتوماسیون اداری به کمیته اجرایی مرکزی ارسال گردد.
5- پس از پایان فرآیند تشکیل مجمع انتخابات، “تعرفه های رای استفاده شده و تعرفه های رای استفاده نشده” با ذکر تعداد در صورتجلسه ی مشترک اعضای کمیته اجرایی و هیات نظارت انتخابات استان قید و در صندوق تعبیه شده لاک و مهر و در محل مناسب حفاظت و نگهداری شود.
6- پس از پایان فرآیند تشکیل مجمع انتخابات، صورتجلسه مجمع انتخابات در قالب فرم ارسالی قبلی (شامل تعداد کل شرکت کنندگان، لیست منتخبین به ترتیب آرای مأخوذه (اعضای اضلی و علی البدل) تعداد برگه تعرفه های باطله و سفید و …) تکمیل و پس از امضای اعضای کمیته های اجرایی و هیأت نظارت استان، از طریق سیستم اتوماسیون اداری به کمیته اجرایی مرکزی ارسال گردد.